调档函是什么？如何开个人档案调档函

调档函是什么？如何开个人档案调档函

什么是调档函？
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调档函是人事工作术语，产生于高度计划体制下的人事管理制度。调档函是是调入单位向拟调入人当前所在单位发出的调阅拟调入人个人人事档案的函件。是档案转递的必备文件，档案管理单位之间凭借调档函进行档案调动。

如何开具‌调档函‌

‌确定开函单位‌：调档函由接收档案的单位开具。例如，如果是升学需要调档，应联系即将就读的学校；如果是入职国企或事业单位，应联系即将入职的单位或其上级主管部门。

‌提供原存档单位信息‌：联系原存档单位，提供其全称，以便接收档案的单位开具调档函时能够准确无误。

‌调档函内容‌：调档函应包含‌抬头名称、‌被调档人员的‌姓名与‌身份证号、‌调档原因、接收档案的方式等信息。此外，还应包括接收档案的单位联系人、‌联系电话和‌接收地址，以确保原存档单位能够顺利寄出档案。

‌公对公办理‌：调档函的开具和转递档案必须通过公对公的方式进行，不能将档案存放在自己家中。

注意事项

‌确保档案的连续性、完整性与合规性‌：调档函中一般会明确要求原存档单位提供‌转递通知单与‌材料目录，以确保在转递过程中人事档案的连续性、完整性与合规性。

‌不同单位的权限‌：民营企业、私企、外资企业等一般没有权限接收并保管人事档案，因此也不能开具调档函。

先明确好档案现在在哪里，确认好调档函的抬头开往哪里，要调往哪里就找谁开。当然前提必须是具备档案保管权的单位。

什么情况下需要调档?

毕业生在毕业后有很多情况需要调档，比如升学考上了研究生，工作过程中考上了公务员和事业单位以及换了工作单位都需要档案的调动。

调档的流程是什么？

第一，由档案接收（存档）单位出具调档函给你。

第二，去原单位出局调档函，由原单位通过机要渠道，邮政EMS档案转递或者专人送达（取走）。

第三，新单位收到档案，档案的手续就算完成了。

调档函开调程序：

1、各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往你在报名时所填写的“档案所在地”上面的地址，若你写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校；
2、如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，你再去人事处协助调档，按照人事处对你提的要求补全各种手续。
3、若你的档案寄存在某人才交流中心，那你也得去那自行办理或协助办理。
4、档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，一般不会有问题。最后发出通知书。
5、调档有时间限制，因为学校要受到你的档案后才会发出通知书，所以，你一定要保证在调档期限内把自己的档案全部搞定。不可超出，否则无效。

确认好开函单位之后，我们需要将原存档单位的全称提供给接收档案的单位，再由接收档案的单位开具调档函并盖上公章，调档函的内容一般需要包括抬头名称、被调档人员的姓名与身份证号、调档原因、接收档案的方式，此外接收档案的单位联系人、联系电话和接收地址也是必不可少的，便于原存档单位顺利地寄出档案。调档函中一般还会明确要求原存档单位提供转递通知单与材料目录，目的是确保在转递过程中人事档案的连续性、完整性与合规性。

调档函是哪个部门负责开的？

由于档案属于国家机要性文件，根据规定，任何单位和个人不得私下转递档案，必须凭调档函进行档案的调阅和转递。所以要想调档案就必须要出示调取档案的文件，那么究竟找什么部门开调档函呢？

答案是：档案的接收单位，也就是那个单位负责接受你的档案，就让那个部门给你开调档函。

那些单位具有开调档函的资质？

1，各级政府下属的各级人才交流服务中心（人才市场）

2，国有企业和事业单位

3，公立学校

4，政府机关及其下设的相关机构

注意：部分改制后的国企由于没有人事档案管理权，所以也开不了调档函，一般由当地的人才市场开具。

调档案时需要注意的问题

1，一定要注意调档函上的要求是走机要件还是邮政或者其他的渠道调取档案，否则的话档案接收单位可能不接受。如果调档函上没有写明由本人携带过去的话，就千万不要带，因为档案是不能自己携带和保管的。

2，一定要注意调档函上面的时间期限，一定要在规定的时间去办理调档手续，否则调档函会失效。

3.一定要注意调档单位的名称和接收单位的名称不要写错，写错的话调档函就是一张废纸啊。

4，档案的转出必须要原存档单位密封并加盖档案密封专用章。

调档函程序

1.各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往你在报名时所填写的“档案所在地”上面的地址，若你写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校；
2.如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，你再去人事处协助调档，按照人事处对你提的要求补全各种手续。
3.若你的档案寄存在某人才交流中心，那你也得去那自行办理或协助办理。
4.档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，一般不会有问题。最后发出通知书。
5.调档有时间限制，因为学校要收到你的档案后才会发出通知书，所以，你一定要保证在调档期限内把自己的档案全部搞定。不可超出，否则无效。
6.在职人员估计程序较为复杂，事业单位可分为“离现职”与“离公职”两种。前者可保留工龄，今后若再在事业单位就业可继续算工龄。

调档函并不一定需要本人亲自拿过去提档，这取决于具体的档案管理规定和所在单位的要求。比如你可以亲自提档，也可以委托第三方档案管理机构(毕业帮)提档。

在这种情况下，需要提供一份委托书，授权被委托人代为提档。委托书应当包括委托人和被委托人的姓名、身份证号码、联系方式等信息，以及具体的委托事项和授权范围。同时，还需要提供被委托人的身份证明文件及相关授权证明文件。

人事调档函

__：

因工作需要，商调贵处(档案号：)等_名同志到我公司工作，如蒙应允，请将其人事档案转递至我部，待研究后函告。

多谢合作

_公司人事部(公章)

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