单位需要档案怎么调，调档流程及注意事项
职场中，个人档案的调取是常见的人事管理流程。无论是求职、晋升还是其他人事变动，单位往往需要查看或使用员工的档案。那么，当单位需要调取员工档案时，应该如何操作？本文将为你详细介绍调档流程及注意事项。
相关单位开展政审考察、选拔录（聘）用、人才引进、职称评审、表彰奖励、因公出国（境）、社会保险、巡视巡察等工作需查阅流动人员人事档案，档案管理服务机构按照以下程序和要求提供查阅服务：
（一）查阅单位提交加盖公章的单位介绍信，申明查阅理由，如实填写流动人员人事档案查阅申请表。
（二）查阅流动人员人事档案应当2人以上，一般为中共党员。
（三）档案管理服务机构应当按照程序和权限审批同意。
（四）查阅人在规定时限内完成查阅。
调档流程
- 确认档案所地：单位需要明确员工档案的存放位置。档案通常存放员工的户籍所地人才服务中心、人社局或者原工作单位。如果员工是应届毕业生，档案可能还毕业院校。
- 开具调档函：单位需向档案所地的人才服务中心或人社局开具正式的调档函。调档函应包含单位名称、员工姓名、身份证号、档案编号等信息，并加盖单位公章。
- 提交调档申请：员工本人或单位指定的代理人携带调档函及相关证明材料，前往档案所地办理调档手续。
- 档案审核与转递：档案管理部门会对调档函进行审核，确认无误后，将档案通过机要渠道或指定的快递公司转递给申请单位。
- 档案接收与归档：单位收到档案后，应进行详细审核，并将其归档至员工的人事档案中。
注意事项
保密性：档案涉及个人隐私，调档过程中应确保档案的安全和保密，避免泄露个人信息。
完整性：档案转递过程中，应确保档案材料的完整性，避免遗失或损坏。
时效性：调档通常需要一定的时间，单位应提前规划，以免影响人事流程的正常进行。
用人单位调档案的程序一般遵循以下步骤：
一、准备调档所需材料
在调档前，用人单位需要准备一些必要的材料。这些材料通常包括但不限于：单位开具的介绍信（用以证明调档人员的身份和调档目的）、调档人员的有效身份证件（如身份证）、以及可能需要的其他相关证明文件（如劳动合同、社保证明等）。这些材料的准备是为了确保调档过程的合法性和规范性。
二、开具调档函
用人单位需向档案管理机构（如人才中心或原档案存放单位）开具调档函。调档函是调档过程的重要文件，它明确说明了调档的目的、档案接收单位以及档案转递的具体要求。调档函的开具应遵循相关法规，并确保信息的准确无误。
三、转递档案
在拿到调档函后，调档人员需携带有效身份证件和调档函前往档案管理机构进行档案转递。档案管理机构在审核调档函和身份证件无误后，会按照调档函的要求将档案转递给指定的接收单位。这一过程中，应确保档案的完整性和安全性，避免出现档案丢失或损坏的情况。
四、档案接收与审核
接收单位在收到档案后，应进行认真的审核工作。这包括核实档案的真实性、完整性以及是否符合调档要求等。如有问题，应及时与档案管理机构或调档人员进行沟通解决。审核无误后，接收单位会正式接收并妥善保管该档案。
案例说明
小编曾遇到一位长沙工作的朋友，因工作调动需要调档。他首先联系了原档案所地的长沙人才服务中心，确认了档案的具体位置。随后，他向现单位申请开具了调档函，并亲自前往人才服务中心办理了调档手续。档案顺利转递到新单位后，他及时进行了档案的归档，确保了工作的顺利进行。
常见问题及解答
- Q: 档案调取需要员工本人到场吗？ A: 一般情况下，员工本人需要到场确认身份。但如果单位有特殊情况，可以委托他人代为办理，但需提供相应的委托书和身份证明。
- Q: 档案调取过程中，如果发现档案材料不全怎么办？ A: 如果调档过程中发现档案材料不全，应及时与档案所地的管理部门沟通，补齐缺失的材料。必要时，可能需要回到原单位或学校补办相关证明。
- Q: 档案调取后，原档案所地的记录会更新吗？ A: 是的，档案调取后，原档案所地会记录档案的转出信息，并系统中更新档案的存放状态。
根据流动人员或存档单位申请，档案管理服务机构按照以下程序和要求开展档案的接收、转递服务：
（一）根据流动人员或存档单位申请，拟接收的档案管理服务机构向原档案管理服务机构或原工作单位开具转档手续材料。
（二）原档案管理服务机构或原工作单位接到转档手续材料后，应当按规定审核档案，对符合转递规定的，填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，于15个工作日内进行转递。
对不符合转递规定的，原档案管理服务机构或原工作单位不得转出。
（三）流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行。对曾属于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员，军队文职人员人事档案的，应当通过机要通信或专人送取方式进行转递。严禁个人自带档案。
（四）接收流动人员人事档案时实行告知承诺制。拟接收的档案管理服务机构应当对照材料目录清单认真审核甄别，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料；对缺少非关键材料的，应当采取先存后补方式予以接收，并督促指导流动人员补充相关缺失材料。
关键材料一般是指用于核定流动人员的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。
（五）接收流动人员人事档案的管理服务机构应当及时将档案转递通知单回执退回原管理服务机构或原工作单位。
调档过程中，了解并遵循正确的流程和注意事项，可以确保档案安全、高效地转递至新单位。同时，及时的档案更新和归档，对于维护员工权益和单位人事管理都是至关重要的。
